快適手帳生活

スケジュール管理

ノート手帳を使う一番の目的は何ですか?スケジュールを管理するのが一番の目的ではないでしょうか。

手帳にはアドレス帳としての役割もありますが、携帯電話が普及した今、手帳のアドレスページを重要視している人は少ないでしょう。せっかく選んだ手帳です。しっかりと使いこなせなければ意味がありません。

上手にスケジュール管理をしていきましょう。

スケジュール管理のポイント

手帳を使って効率的にスケジュールを管理していくのには、どのようなポイントがあるのでしょうか。

まず、やらなければいけないことを書いて予定を組みます。その予定に合った時間を考えて書き込みましょう。計画をたてて時間を組む。これが基本です。手帳に書き込むことで予定を目にすることができ、1日の中での時間の配分を上手にこなせるようになるでしょう。

仕事上のやりとりで、相手に電話連絡を入れる予定などがある場合、それまでの相手のやり取りを手帳で確認すると、だいたい都合のいい時間が見えてきます。もちろん絶対ではありませんが、おおよその目安にはなるでしょう。

仕事以外でも

仕事以外のスケジュールを管理する場合、特にプライベートの予定を立てるとき、手帳を購入した時点で、家族や親しい友人の誕生日や記念日などは、あらかじめ書き込んでおきましょう。

『忘れていた』と言うことのないように、あらかじめスケジュール帳に書いておけば、ウッカリもなくなります。友人との約束を書き込むのはもちろんですが、その日あったことを書いておけば、後からどんなことがあったのか確認することができます。

女性の場合は、毎月の生理の日を書いておけば、自分がどのくらいの周期で生理がくるのか、遅れた場合も何日遅れたのかが分かりますので、つけている人も多いですね。

月間スケジュール帳を活用

手帳には月別に書き込めるものが必ずついていますが、これを活用すると、週別とは違い、その月に一体なにがあるのか一目で分かるようになります。

月間月別を活用することで、週別の管理も容易になってきます。短期的なスケジュール管理に目を奪われがちですが、長期的なスケジュール管理こそ大切で重要なことなのです。

長期的なスケジュールを管理できることで週の予定、日別の予定もたてやすくなります。

目先の予定ばかりに囚われていて、実はその日は都合が悪かったのに、今更どうすることもできない!などという事態を避けることができます。

まず、その月にやらなければいけないことを書き込みましょう。仕事でも月の目標などを絞り込んで記入します。次に休暇の予定や出張など、数日に渡るものを書き込みます。避けられないイベントや行事も忘れずに書きます。更に、毎週決まっている定例会議などの予定も入れましょう。

これで、自分がその月のどの日に都合が悪くて、どの日だったらスケジュールが開いているのか一目瞭然になります。

年間スケジュール

手帳には必ず年間スケジュールのページもあります。その年だけではなく、2年先のものまでついている手帳もあります。

これを使いこなせることができれば、せっかくの手帳も無駄にならないでしょう。 長期に渡る仕事や計画などがあるとき、直前になって慌てないようにするためにも、日頃から年間スケジュールを管理して、余裕を持って行動することです。節目が分かるので便利です。

あくまでも全体を把握するために使うもので、細かく何かを書き込む必要はありません。予定の開始時期や完了時期、目標などを書いておけばいいでしょう。細かいことは月別や週別のページに書き込むようにします。